Właścicielki jednoosobowych firm co tydzień mierzą się z listą zadań, które trzeba wykonać poza bieżącą pracą z klientami. Jeśli nie zostaną odhaczone do piątku, w poniedziałek wracają ze zdwojoną siłą. Najłatwiej odkłada się sprawy, które nie są krytyczne dla biznesu ani pilne, choć wcale nie są nieistotne. Z czasem lista zaczyna przytłaczać. Rozwiązaniem może być sztuczna inteligencja, która przejmie część obowiązków administracyjnych i pozwoli poczuć, że ma się wszystko pod kontrolą.
Automatyzacja od lat pomaga przekazywać zadania maszynom, ale działa według sztywnych reguł: jeśli wydarzy się X, wykonaj serię kroków Y. To skuteczne tylko do pewnego momentu, bo wiele zaległości nie układa się w prosty ciąg przyczynowo-skutkowy. AI jest bardziej elastyczna i potrafi podjąć się bardziej złożonej pracy. Można jej powierzyć zadania, które nie wymagają naszej decyzji, i zlecić albo samodzielne ich wykonanie, albo odesłanie nam ich do akceptacji.
Podstawowe pytanie przy wdrażaniu AI brzmi: czy to zadanie wymaga radości lub osądu? Osąd jest oczywisty — nie chcemy, by AI podejmowała decyzje za nas. Powinna raczej działać według ustalonych reguł, które mogą się rozgałęziać, ale nigdy nie zastąpią decyzji wpływającej na firmę ani nie przekażą na zewnątrz informacji, których wcześniej nie sprawdziłyśmy. Radość też ma znaczenie. Są zadania, które mogłybyśmy oddać, ale tego nie zrobimy, bo sprawiają nam przyjemność. Jeśli lubisz wypełniać arkusze kalkulacyjne, nie pozwól, by AI odebrała ci tę radość. To, co zostaje po odjęciu radości i osądu, to zwykle praca administracyjna: sortowanie, porządkowanie i pilnowanie zadań.
Jednym z pierwszych obszarów, który można oddać, jest segregowanie skrzynki mailowej. Otwierając pocztę, nieustannie decydujemy, co wymaga uwagi lub odpowiedzi. Wiele wiadomości kończy jako „usuń”. Gdy napływ maili stał się przytłaczający, można uruchomić zaplanowane zadanie, które jeszcze przed wschodem słońca dodaje etykiety w zależności od rodzaju zapytania. Codzienne podsumowanie pokazuje, co wymaga przejrzenia. W niektórych przypadkach AI przygotowuje odpowiedzi, ale trafiają one do folderu wersji roboczych — przeglądamy je, poprawiamy i same klikamy „wyślij”.
Przygotowanie do spotkań to kolejny obszar, który łatwo zaniedbać przy braku czasu. Dla potencjalnego klienta AI może przeanalizować stronę internetową firmy i przygotować dokument z punktami do rozmowy. W przypadku stałego klienta może przejrzeć transkrypcje rozmów, pliki i stare e-maile, by szybko przypomnieć nam kontekst. Badanie to jedna z mocniejszych stron AI — można zlecić jej przeszukanie podcastów i kanałów wideo, a wyniki otrzymać uporządkowane w arkuszu. Weryfikacja zawsze należy do nas. Wszystko, co powtarzamy, powinno być sprawdzone: link, statystyka czy ustalenie sprzed pół roku.
Nawet jeśli korzystamy z narzędzia do zarządzania projektami, zwykle wciąż żonglujemy notatkami ze spotkań, kalendarzem, listą zadań i innymi aplikacjami. AI dobrze łączy te elementy, by nie zgubić żadnej piłki. Może zamienić transkrypcje rozmów w zadania do wykonania, wychwycić prośby ukryte w długim mailu lub w dokumencie, którego dawno nie otwierałyśmy, przeszukać podłączone narzędzia i kalendarz oraz wysłać dzienne lub tygodniowe podsumowanie, a także uporządkować pliki w folderach dysku. Jeden z użytkowników zbudował pulpit, który pobiera dane z czterech źródeł i daje jeden widok dnia, zamiast sprawdzania każdego narzędzia osobno.
Warto pamiętać, że AI nie naprawi chaosu. Nie można oddać procesu, którego się nie zdefiniowało. Jeśli sposób śledzenia pracy jest chaotyczny, AI tylko doda więcej chaosu. Polecenie „posortuj moje e-maile” nie jest dla niej jasne. Trzeba podać konkretne kroki: ten typ wiadomości obsłuż w ten sposób, a tamten w inny. Najlepiej zacząć od zadań, w których wyraźnie widać, co AI ma zrobić i jakiego wyniku oczekujemy. Powinno to odpowiadać temu, co same byśmy zrobiły — tylko szybciej i za kulisami.