Das Bundeskabinett hat am Mittwoch neue Regeln für Kassenbelege beschlossen. Der Gesetzentwurf von Bundesfinanzminister Lars Klingbeil (SPD) sieht vor, dass Bons ab dem Jahr 2028 nicht mehr ausgedruckt, sondern in der Regel elektronisch bereitgestellt werden – zum Beispiel per E-Mail oder als QR-Code. Damit soll die seit 2020 geltende Pflicht zum Papierbon abgeschafft und digitale Belege zum Standard werden.
„Das bedeutet für alle weniger Bürokratie – sowohl für Bürgerinnen und Bürger, als auch für Unternehmen“, erklärte Klingbeil. Mit dem Gesetz wird eine Vereinbarung aus dem Koalitionsvertrag von SPD und Union umgesetzt. Das Bundesfinanzministerium verspricht sich davon nicht nur eine Entlastung im Alltag, sondern auch eine wirksamere Bekämpfung von Steuer- und Finanzkriminalität.
Ein zentraler Baustein der Reform ist die verpflichtende Nutzung elektronischer Kassensysteme. Moderne digitale Kassen erfassen alle Umsätze und machen Manipulationen schwerer. Nach Angaben des Ministeriums sind solche Systeme in Deutschland bereits weit verbreitet. Dennoch gibt es noch etwa 115.000 sogenannte offene Ladenkassen. „Deren Kassen-Umsätze sind missbrauchsanfällig, weil es keine oder nur handschriftliche Aufzeichnungen gibt“, erläutert das Ministerium. „Das kann Steuerhinterziehung begünstigen.“
Deshalb sollen offene Ladenkassen für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 100.000 Euro ab 2028 durch elektronische Kassensysteme ersetzt werden. Ausgenommen von der Kassenpflicht sind Steuerpflichtige, die im Jahr Barumsätze von unter 12.000 Euro haben. Weitere Ausnahmen können nach der Verabschiedung des Gesetzes durch eine Rechtsverordnung geregelt werden. Dabei kommen etwa Vertrauenskassen auf Selbsternte-Feldern oder die Direktvermarktung in landwirtschaftlichen Betrieben in Betracht.
Der Digitalverband Bitkom begrüßte den Gesetzentwurf. „Wenn Umsätze verpflichtend elektronisch erfasst werden, lassen sie sich schwerer manipulieren“, erklärte Bitkom-Hauptgeschäftsführer Bernhard Rohleder. „Gleichzeitig kann die Umstellung die Digitalisierung im Handel voranbringen: Für Verbraucherinnen und Verbraucher bedeutet das weniger Papier, und Belege lassen sich leichter speichern und wiederfinden.“
Für viele Unternehmen erzeuge die Umstellung jedoch zunächst Aufwand. „Um den Umstellungsaufwand so gering wie möglich zu halten, müssen die Vorgaben im Gesetz eindeutig und praxistauglich sein und die Unternehmen müssen ausreichend Zeit für die Umsetzung bekommen“, forderte Rohleder. Nach Einschätzung von Bitkom muss hier noch nachgesteuert werden: „Es muss unmissverständlich geregelt sein, für wen genau die Kassenpflicht gilt und welche technischen Anforderungen zu erfüllen sind.“
Mit der Reform reagiert die Bundesregierung auch auf den anhaltenden Trend zu bargeldlosen Zahlungen und digitalen Einkaufsprozessen. Der digitale Kassenbon soll den Papierbeleg langfristig vollständig ersetzen. Verbraucherinnen und Verbraucher können Belege dann digital speichern, durchsuchen und für Garantie- oder Steuerzwecke abrufen. Für den Handel bedeutet die Umstellung eine Anpassung der Kassensysteme und der betrieblichen Abläufe.
Der Gesetzentwurf muss nun den Bundestag passieren. Erst nach der Verabschiedung können weitere Ausnahmen per Rechtsverordnung festgelegt werden. Bis 2028 bleibt Unternehmen und Verbrauchern Zeit, sich auf die neuen Regeln einzustellen. Der digitale Kassenbon wird damit zu einem der sichtbarsten Schritte der laufenden Digitalisierung im Einzelhandel.